Su factura electrónica, pedida por WhatsApp

Acuze es un servicio de GECOFIIN S.A.S. para emitir, recibir y conservar documentos electrónicos ante la DIAN, a través de un proveedor tecnológico habilitado (hoy Factus S.A.S.). 1. Acuze emite los documentos del cliente a nombre propio del cliente, con su NIT y su resolución de numeración. La cuenta ante el proveedor tecnológico la contrata y paga GECOFIIN; el cliente opera desde Acuze. 2. El servicio se presta después del alta: RUT vigente, cédula del representante legal, certificado de existencia y representación de máximo 30 días, resolución de numeración o autorización para tramitarla, y las personas autorizadas con su rol. GECOFIIN no presta Acuze a clientes a los que les hace revisoría fiscal. 3. Ningún documento se emite sin que una persona autorizada lo vea y lo autorice: caso a caso, con su llave de acceso (huella o reconocimiento facial del teléfono) o con el código de su app de autenticación, o por adelantado, con un mandato firmado que fija topes por factura y por mes. Emitir es irreversible: un documento validado por la DIAN existe fiscalmente. 4. La responsabilidad tributaria del contenido de cada documento es del cliente, que lo revisa y lo autoriza. Un documento existe solo si la DIAN lo valida; si la DIAN lo rechaza, vuelve a revisión de una persona. 5. El servicio se paga por paquetes de documentos, con un precio total que incluye el certificado de firma digital y no lleva IVA. Cuenta todo documento o evento que Acuze emita a nombre del cliente, y el cliente puede consultar en todo momento cuánto ha consumido. El pago se hace solo a la cuenta que GECOFIIN informa desde acuze@gecofiin.com, a nombre de GECOFIIN S.A.S. El canal es para pedir, revisar y autorizar documentos; GECOFIIN puede limitarlo ante un uso anormal. 6. Acuze conserva los documentos electrónicos y la evidencia de cada autorización durante el plazo legal para los soportes contables. Al terminar el servicio, el cliente recibe sus documentos y se desactivan los accesos de sus personas autorizadas. 7. GECOFIIN avisará los cambios a estos términos con anticipación. El texto completo es la «Política general de uso de Acuze».

Autorizo a GECOFIIN S.A.S. a tratar los datos personales que entrego en esta solicitud y los que se generen al usar Acuze, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Finalidades: tramitar el alta y la activación ante el proveedor tecnológico; emitir, recibir, entregar y conservar documentos electrónicos; registrar eventos ante la DIAN; entender los pedidos con inteligencia artificial; auditar quién autorizó cada documento; medir y mejorar la calidad del servicio; y contactarme sobre esta solicitud y el servicio. Datos: nombre o razón social, NIT o cédula, correo, celular y ciudad; los de las personas que autorice; el contenido de los pedidos; y los documentos electrónicos con sus valores. Encargados y transmisión internacional: para prestar el servicio, GECOFIIN comparte datos con Factus S.A.S. (Colombia), Meta (WhatsApp), Microsoft (Azure), TypeSafe AI (Estados Unidos), Anthropic (Estados Unidos) y Supabase, en lo necesario para cada finalidad. Ningún NIT ni cédula se envía a los proveedores de inteligencia artificial. Como titular puedo conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos y revocar esta autorización cuando proceda, escribiendo a acuze@gecofiin.com.

Autorizo el uso de inteligencia artificial para entender los pedidos que mi empresa haga en Acuze. Entiendo que es condición del servicio: sin esta autorización, Acuze no se presta. Lo que hace la inteligencia artificial: reconocer a qué comprador se le factura, eligiendo entre los clientes registrados; qué servicio, la forma de pago y la moneda; verificar que el borrador corresponda a lo pedido; y leer una cifra cuando el código no pudo. Lo que no hace: calcular valores, impuestos ni retenciones, que los calcula código determinístico; fijar la tasa de cambio, que es la oficial del día; firmar ni emitir documentos; ni conocer el código de firma. Qué datos viajan: el texto del pedido sin números de identificación, los nombres de hasta cinco posibles compradores y los nombres del catálogo de servicios, a TypeSafe AI (Estados Unidos) en cada pedido y a Anthropic (Estados Unidos) cuando hace falta leer una cifra. Nunca direcciones, correos, teléfonos ni cuentas bancarias. Los proveedores declaran no entrenar sus modelos con estos datos. Puedo revocar esta autorización; desde ese momento el servicio deja de prestarse.